Quinabra

Contexto

A Quinabra é uma indústria química de porte médio em São Paulo, opera sob regulação sanitária — ANVISA, validações de boas práticas, auditorias sistemáticas por órgão regulador e por cliente B2B (multinacionais que auditam fornecedor antes de aprovar lote).

O controle das atividades regulatórias — calibração de equipamento, validação de método, treinamento obrigatório, revisão de POP, qualificação de fornecedor — historicamente vivia em cadernos físicos, alguns com 8-10 anos de histórico, mantidos por área. Quando vinha auditoria, a diretora montava o quadro consultando caderno por caderno, página por página, e construía o panorama na hora.

A dor

Dois problemas estruturais:

• Tempo de recomposição pré-auditoria. Cada auditoria exigia 2-3 dias de trabalho da diretoria pra reconstituir o que estava em dia, o que tinha vencido, o que tinha sido feito mas não registrado. Trabalho intelectual importante (decisão regulatória) ficava represado.
• Risco de gap não detectado. O caderno só revela o que aconteceu, não o que deveria ter acontecido e não aconteceu. Calibração vencida, POP desatualizado, treinamento que precisava ser refeito — só se viam quando o auditor perguntava ou quando o problema já tinha aparecido no lote.

A diretora descrevia o problema com precisão: “eu não tenho tempo pra olhar o que ainda não aconteceu.”

A solução

Migramos o controle pra um sistema com modelo de tarefa recorrente codificada:

• Catálogo de atividade regulatória — cada atividade (calibração X, validação Y, treinamento Z) cadastrada com periodicidade, responsável, evidência exigida.
• Geração automática de tarefa recorrente — sistema dispara a tarefa antes do vencimento, com prazo, responsável e checklist de evidência. Nada depende de “alguém lembrar”.
• Tela única com filtro temporal e por categoria — diretoria vê em 30 segundos o que está em dia, o que vence em 30/60/90 dias, o que está atrasado.
• Audit trail nativo — cada execução de tarefa fica registrada com quem fez, quando, anexo da evidência. Auditoria externa recebe export formatado sem retrabalho.

Implantação ~6 semanas, com mapeamento do catálogo regulatório feito junto com a equipe técnica.

O resultado

Medido no primeiro ciclo completo de auditoria sob o novo modelo:

• Tempo de preparação pré-auditoria caiu de 2-3 dias para algumas horas. Diretoria recuperou tempo equivalente a uma semana de trabalho por trimestre.
• Visibilidade prospectiva. Pela primeira vez a operação enxergava “o que ainda não venceu” e podia agir antes do prazo. Atividade atrasada desapareceu como categoria.
• Tranquilidade em auditoria externa. Filtro pronto na tela, evidência anexada por tarefa, exportável. Auditor cobre o escopo sem entrar em arquivo físico.

Como seria hoje, com o F7 KORE

Este projeto foi entregue pela equipe por trás do F7 KORE, com um sistema de tarefa recorrente, checklist e trilha de auditoria. Sobre a plataforma de hoje, o mesmo controle ganharia três coisas:

• Registro na fonte. Quem executa registra no formulário pelo celular ou tablet; a foto da evidência é lida pela IA e já preenche os campos da ficha.
• Norma acompanhando o catálogo. Mudança em norma sanitária ou portaria vira alerta cruzado com as atividades afetadas, em vez de descoberta na auditoria seguinte.
• Trilha verificável por terceiro. Cada execução entra numa hashchain ancorada em armazenamento imutável: o auditor externo confere a cadeia sem depender da F7.