Degraus

Contexto

A Degraus opera aluguel de equipamentos para construção civil — empilhadeiras, plataformas elevatórias, geradores. Operação distribuída, alta rotatividade de contratos, time enxuto de back-office sustentando volume desproporcional de solicitações internas e externas.

O processo crítico — autorização de movimentação interna de equipamento — vivia em troca de email: solicitante manda email pro gerente de filial, gerente encaminha pro almoxarifado, almoxarifado responde com disponibilidade, alguém abre planilha pra registrar. Cada movimentação envolvia 4-7 emails e nenhum sistema dizia em qualquer momento “este equipamento está onde, quem autorizou, quando”.

A dor

Sem trilha consolidada, a operação acumulava três problemas:

• Equipamento perdido no caminho — solicitante achou que ia receber, recebeu parcial, mês fechou com inventário fora.
• Aprovação cruzada — duas pessoas aprovavam a mesma movimentação por canais diferentes, sem saber.
• Tempo do gerente em coordenação — metade do dia era email transactional, e a outra metade era reabertura de threads pra reconstituir o que aconteceu.

Indicador objetivo: o gerente de TI estimava 50% do próprio dia sumindo em coordenação informal por email.

A solução

Substituímos o fluxo de email por um processo digital com workflow estruturado:

• Formulário único de solicitação, com campos validados (equipamento, filial origem, filial destino, justificativa).
• Fila de aprovação roteada por regra de autoridade (gerente da filial origem; quando valor > X, gerente regional).
• Registro permanente — quem solicitou, quem aprovou, quando, com qual justificativa. Visível pra todos os envolvidos.
• Notificação proativa — solicitante e aprovador recebem aviso no momento certo; ninguém precisa “lembrar de checar email”.

Implantação foi semana e meia, com integração ao cadastro de equipamentos já existente.

O resultado

Medido no fim do primeiro ano de operação:

• R$ 35 mil/ano economizados em retrabalho de movimentação não-rastreada, reembolso por equipamento perdido, hora-extra de fechamento de inventário.
• 50% do tempo do gerente recuperado — passou de “responder email o dia inteiro” para “revisar exceções e tomar decisão de gestão”.
• Trilha de auditoria nativa — quando vinha auditoria externa de contratos, não tinha mais escavação por thread de email.

O Renan formulou bem: “Acabou o ‘eu não sabia’.”

Como seria hoje, com o F7 KORE

Este projeto foi entregue pela equipe por trás do F7 KORE, com um fluxo estruturado sobre regra de negócio. Sobre a plataforma de hoje, o mesmo processo ganharia três coisas:

• Solicitação pela conversa. Quem pede a movimentação escreve no Teams ou por e-mail; o agente de IA monta a solicitação com a justificativa e a manda para a fila de aprovação certa.
• Aviso a quem decide. A aprovação chega ao gerente no Teams ou no e-mail, com escalonamento se ninguém responder, e cada decisão fica na trilha de auditoria.
• Onde o equipamento faz falta. O gerente pergunta em linguagem natural e recebe a resposta cruzando o ERP com o histórico de movimentações, sem abrir relatório.