A cláusula 7.5 da ISO 9001:2015 define requisitos claros para informação documentada. Empresas que ainda dependem de pastas compartilhadas e planilhas Excel para controlar documentos reprovam auditorias por razões evitáveis. Veja como estruturar um GED que satisfaz auditores sem criar burocracia interna.

O que a ISO 9001:2015 requer de documentos?

A cláusula 7.5 da norma estabelece três requisitos fundamentais para qualquer documento controlado:

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Criação e atualização

Identificação, formato, análise crítica e aprovação adequados.

🔒

Controle de acesso

Disponível onde necessário, protegido contra uso não intencional.

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Retenção

Período de retenção definido e exclusão controlada ao expirar.

Os 5 erros mais comuns em auditorias ISO 9001

Documento com versão desatualizada sendo usado em produção

Ausência de log de quem aprovou qual versão e quando

Documentos de política sem data de revisão ou responsável definido

POPs em pastas de rede sem controle de leitura confirmada

Documentos retidos além do prazo definido na matriz de retenção

Como estruturar seu GED para ISO 9001

1. Taxonomia de documentos

Classifique seus documentos em tipos: Política → Manual → Procedimento → Instrução de Trabalho → Formulário → Registro. No F7 KORE, cada tipo tem lifecycle próprio com aprovadores diferentes.

2. Controle de versões com aprovação

Nunca sobrescreva uma versão aprovada. O F7 KORE mantém histórico completo de versões com diff, assinatura eletrônica de aprovação e log imutável de quem leu e confirmou o documento.

3. Confirmação de leitura

Quando um POP é atualizado, o sistema automaticamente notifica todos os destinatários e exige confirmação de leitura (read receipt). O auditor recebe um relatório com nome, data e hora de cada confirmação.

4. Retenção automatizada

Defina por tipo de documento o período de retenção (ex: 5 anos para registros de calibração). O sistema avisa antes de expirar e executa o descarte conforme política definida.

Resultado: aprovado na primeira auditoria

Com o F7 KORE Docs, você chega para o auditor ISO com um relatório de conformidade documental gerado em segundos: documentos por área, status de aprovação, confirmações de leitura e histórico de revisões — tudo rastreável, exportável e pronto para evidência objetiva.

GED para ISO 9001: guia completo de controle documental